Cómo dar de alta una compañía aseguradora nueva en tu flujo de facturación
Trabajas con una compañía nueva y su liquidación no se parece a las demás: otro formato, otras referencias, a veces incluso el detalle en el cuerpo del correo en vez de en un adjunto. Dar de alta una aseguradora nueva no debería obligarte a rehacer todo tu proceso de facturación. Con la estructura correcta, es cuestión de configurar unas pocas cosas.
Lo que cambia entre compañías
- El formato de la liquidación: Excel, CSV, PDF o una tabla pegada en el correo.
- La referencia: cada una usa su prefijo y su lógica (a veces agrupada con guiones).
- El IVA: la mayoría al 21%, alguna exenta.
- El desglose: honorarios y forfait separados o no.
- La forma de pago: transferencia por expediente, agrupada, o con código de remesa.
Lo que NO debería cambiar
El flujo de fondo es siempre el mismo: leer la liquidación → extraer referencia + base por expediente → cuadrar contra tu gestión → marcar y facturar. Si tu proceso está bien montado —como en este caso real de cierre mensual automatizado—, una compañía nueva es configuración, no desarrollo.
Los cuatro datos para dar de alta una compañía
- Cómo identificarla en el extracto del banco (palabra clave del concepto).
- Dónde y cómo viene su detalle (adjunto Excel, cuerpo del correo, referencias en una hoja aparte).
- Cómo se llama en tu sistema de gestión (para buscar sus expedientes).
- Su IVA y si desglosa honorarios/forfait.
Con eso, un flujo bien diseñado ya sabe leer su liquidación, cruzar sus referencias y cuadrar su albarán como con cualquier otra.
El caso del «detalle en el correo»
Algunas compañías pequeñas no mandan adjunto: te ponen la tabla dentro del correo. Parece un caso raro, pero se resuelve igual —parseando el cuerpo del mensaje— y se integra en el mismo flujo. Que sean pocos recibos no significa que tengas que cuadrarlos a mano.
La ventaja de un flujo extensible
Cuando dar de alta una compañía es rellenar cuatro datos y no reescribir un proceso, el gabinete escala sin fricción: cada aseguradora nueva se integra en minutos y entra en la misma conciliación, el mismo semáforo y la misma facturación que el resto.
Si cada compañía nueva te supone un dolor de cabeza y un Excel a medida, el problema no es la compañía: es que el flujo no está pensado para crecer.