Conciliación bancaria para gabinetes de peritos: guía práctica
La conciliación bancaria de un gabinete de peritos no es cuadrar el saldo: es saber qué expedientes ha pagado cada ingreso que ves en el extracto. Con diez compañías pagando de formas distintas, hacerlo a mano cada mes es un pozo de tiempo. Esta es la forma de ordenarlo.
El problema real: del extracto a los expedientes
En el extracto ves «Transferencia de [compañía], 2.864,07 €». Esa línea puede ser un expediente o sesenta. Tu trabajo es descomponerla y casar cada parte con el expediente correcto de tu sistema de gestión. Ahí es donde se va el tiempo.
Paso 1: normalizar los ingresos
Vuelca el extracto (Excel o Norma 43) a una tabla con fecha, concepto, importe y una columna para la referencia que identifica el expediente (la que pone la compañía o tu administrativa). Filtra por compañía usando el concepto («Trans/[nombre]»). Este paso, hecho una vez y automatizado, es la base de todo.
Paso 2: casar por referencia
Cada ingreso lleva (o debería llevar) la referencia del expediente. Cruza esa referencia con tu gestión. Aquí surgen los casos difíciles:
- Referencias agrupadas (
REF1-REF2-REF3): un ingreso paga varios expedientes. - Referencia distinta a la tuya: la compañía usa su propio código.
- Ingresos sin referencia: hay que identificarlos por importe y fecha. Y si el siniestro coincide pero la matrícula no, casi siempre es el mismo expediente.
Paso 3: cuadrar el importe (con IVA y abonos)
El ingreso viene con IVA y tu gestión guarda la base (honorarios + forfait). Y puede traer abonos (negativos) que restan. Compara siempre base contra base y netea los abonos. Si no, nunca cuadra.
Paso 4: dejar rastro
Anota qué expediente entró en qué ingreso y con qué decisión (correcto, diferencia asumida, referencia alternativa). Ese rastro auditable es lo que te salva cuando, tres meses después, alguien pregunta por un cobro.
El semáforo: qué está cobrado, facturado y pendiente
Una vez conciliado, marca cada movimiento: cobrado, facturado, pendiente. Tener ese semáforo de facturación a la vista evita facturar dos veces y te dice de un vistazo qué falta por cobrar.
Automatizar la conciliación
Todo esto —normalizar el extracto, casar referencias, trocear las agrupadas, aplicar IVA, netear abonos y marcar el estado— es mecánico y repetitivo: el candidato perfecto para automatizar. Bien montado, el cierre mensual pasa de días a minutos, sin errores de tecleo y con trazabilidad completa.
Si tu conciliación bancaria consiste en abrir cinco Excels y una calculadora, hay margen para automatizar casi todo el proceso.