VeriFactu 2027: qué tienen que hacer realmente las gestorías, peritos y despachos contables
A partir del 1 de enero de 2027 entra en vigor VeriFactu, el sistema de facturación electrónica que obligará a que todas las facturas emitidas mediante software cumplan una serie de requisitos técnicos y estén conectadas con la Agencia Tributaria. Este cambio afecta de forma directa a gestorías, gabinetes de peritos y despachos contables, tres colectivos que emiten un alto volumen de facturas y que, en muchos casos, todavía gestionan este proceso de forma manual o semimanual.
¿Qué es VeriFactu y por qué es importante para gestorías, peritos y contables?
VeriFactu es el sistema de verificación de facturas que establece la Ley 18/2022. Su objetivo es reducir el fraude fiscal obligando a que cualquier software de facturación genere registros inalterables y permita el envío estructurado de la información a Hacienda.
A diferencia de lo que mucha gente piensa, VeriFactu no consiste simplemente en “enviar las facturas a Hacienda”. Implica que el propio programa o sistema que se utilice para facturar debe garantizar que:
- Cada factura quede registrada de forma inalterable.
- Exista una firma electrónica que asegure su autenticidad.
- La información pueda remitirse a Hacienda cuando se solicite.
Esto significa que seguir emitiendo facturas con Excel, Word o programas que no estén adaptados dejará de ser una opción válida a partir de 2027.
La situación actual en gestorías, peritos y despachos contables
En muchos despachos profesionales la facturación sigue dependiendo en gran medida de procesos manuales. Algunos de los escenarios más habituales son:
- Generar la factura en Excel o en un programa antiguo y guardarla en PDF.
- Enviar la factura por correo o por WhatsApp al cliente.
- Anotar manualmente en hojas de cálculo qué facturas ya se han emitido y cuáles están pendientes de cobro.
- Buscar facturas antiguas revisando carpetas o hilos de correo cuando llega un requerimiento de Hacienda.
Este sistema puede parecer suficiente mientras el volumen de trabajo sea moderado. Sin embargo, cuando aumenta el número de expedientes o llega una inspección, la falta de control y trazabilidad se convierte en un problema importante.
¿Qué obliga VeriFactu a gestorías, peritos y contables?
A partir de 2027, cualquier herramienta que se utilice para emitir facturas deberá cumplir con los requisitos técnicos de VeriFactu. Esto afecta tanto a programas específicos de facturación como a procesos más manuales que se estén utilizando de forma complementaria.
Las principales obligaciones que tendrán que cumplir son:
- Generar un registro de cada factura con firma electrónica.
- Impedir que las facturas puedan modificarse o eliminarse una vez emitidas.
- Poder remitir la información a la Agencia Tributaria de forma estructurada.
- Mantener la trazabilidad completa de todas las facturas emitidas.
Quienes sigan utilizando sistemas manuales o programas sin soporte para VeriFactu se exponen a sanciones y, sobre todo, a una mayor carga administrativa cada vez que tengan que justificar su facturación.
Opciones para cumplir con VeriFactu en 2027
No existe una única solución válida para todos los despachos. Dependiendo del volumen de facturación, del software actual y de los recursos disponibles, las vías más habituales son las siguientes:
Actualizar el software de facturación existente
Si utilizas a3factura, Sage u otro programa consolidado en el sector, lo más probable es que el proveedor ya esté trabajando en módulos o versiones compatibles con VeriFactu. En muchos casos será necesario actualizar la versión o contratar un módulo adicional de facturación electrónica.
Migrar a otra plataforma
Algunos despachos están valorando migrar a soluciones como Odoo u otras herramientas más modernas. Esta opción puede tener sentido si además se busca mejorar otros procesos (control de expedientes, CRM, contabilidad, etc.), aunque suele requerir más tiempo de implantación y formación.
Automatizar el flujo actual
Una tercera opción, que cada vez más despachos están considerando, es mantener el sistema actual pero añadir una capa de automatización. Con herramientas como n8n es posible, por ejemplo, detectar cuando se genera una factura, adaptarla al formato exigido por VeriFactu y enviarla automáticamente, sin necesidad de cambiar por completo el programa de facturación.
¿Qué pasa si no se hace nada?
La opción de seguir trabajando como hasta ahora dejará de ser viable a partir de 2027. Las consecuencias más habituales serán:
- Sanciones económicas por incumplimiento de la normativa.
- Mayor dificultad para responder a requerimientos e inspecciones de Hacienda.
- Pérdida de tiempo buscando facturas y justificantes que deberían estar organizados.
- Riesgo de errores y falta de control en la facturación emitida.
Además de las posibles multas, el problema real para muchas gestorías, peritos y despachos contables es que seguirán dedicando muchas horas a tareas administrativas que podrían estar automatizadas.
Por dónde empezar a prepararse
Aunque faltan varios meses para la entrada en vigor de VeriFactu, es recomendable empezar a moverse con tiempo. Algunas acciones útiles son:
- Revisar qué software de facturación se está utilizando y contactar con el proveedor para conocer su plan respecto a VeriFactu.
- Evaluar el grado de manualidad actual del proceso de facturación.
- Analizar si tiene sentido mantener el sistema actual añadiendo automatización o si es mejor plantear un cambio más profundo.
- Revisar cómo se gestiona actualmente la documentación asociada a las facturas (albaranes, partes de trabajo, contratos, etc.).
En muchos casos, la mejor estrategia no es elegir entre “cambiar todo” o “no hacer nada”, sino encontrar un punto intermedio que permita cumplir con la norma sin tener que tirar por la borda años de funcionamiento.
Conclusión
VeriFactu 2027 representa un cambio importante para gestorías, gabinetes de peritos y despachos contables. Quienes empiecen a prepararse con tiempo tendrán más opciones y menos presión cuando llegue el momento. Quienes sigan aplazando la decisión probablemente acaben teniendo que hacer cambios de forma precipitada y con menos margen de maniobra.
Si quieres que revisemos juntos cómo tienes montada ahora la facturación y qué opciones tienes de cara a 2027, escríbeme.