Cómo automaticé la conciliación de facturas de aseguradoras de un gabinete de peritos
De más de una hora de trabajo manual cada mes a un proceso de minutos, sin errores.
El problema, si te suena de algo
Cada cierre de mes se repite la misma escena en cualquier gabinete pericial o despacho que factura a varias compañías de seguros.
Llegan los listados de liquidación. Uno por aseguradora, cada uno en su formato: un Excel con la cabecera en una fila rara, un CSV con los decimales separados por coma, otro con los importes en bruto a los que hay que restarles el IVA a mano. Y entonces empieza el trabajo que nadie quiere hacer: abrir el listado, coger referencia por referencia —pueden ser trescientas—, buscarla una a una en la aplicación de gestión interna, comprobar que el importe cuadra, y marcar el expediente como facturado.
Es más de una hora de cruce manual cada mes. Y lo peor no es el tiempo. Es que a la fila ciento ochenta, con los ojos cansados, alguien marca un expediente que no tocaba, o pasa por alto una diferencia de importe, o cuenta dos veces una referencia que la aseguradora ha revisado al alza. Errores que luego aparecen en un albarán y cuestan otra tarde entera de encontrarlos.
Si esto te resulta familiar, lo que sigue te interesa.
Lo que hice
Construí un sistema que hace ese cruce solo.
Lee el listado de cada aseguradora —en el formato que venga—, entra en la aplicación de gestión interna, localiza cada expediente, compara los importes y clasifica el resultado en categorías claras: lo que cuadra exacto, lo que tiene una diferencia mínima de redondeo, lo que aparece con un importe distinto, lo que está en el listado pero no en el sistema, y lo que está marcado en el sistema pero no en el listado.
El responsable ve un informe ordenado con todo eso antes de tocar nada. Y solo entonces, con una confirmación, el sistema marca los expedientes correctos. Nada se modifica sin que una persona lo apruebe.
El resultado
- El cierre mensual pasó de más de una hora de cruce manual a minutos.
- Cero errores de marcado. El sistema no se cansa en la fila ciento ochenta.
- Trazabilidad completa. Cada sesión deja su informe como registro de qué se marcó y por qué.
- Las revisiones al alza, controladas. Cuando una aseguradora agrupa varios expedientes bajo una referencia nueva, el sistema lo detecta y evita el doble cómputo que en manual se cuela tan fácil.
Lo que antes era la tarea que se dejaba para el final del día porque daba pereza, ahora es un botón.
Por qué funciona en un caso real y no solo en teoría
El sistema lleva en producción activa, automatizando el cierre mes a mes. No es una demo: es la herramienta con la que un gabinete factura de verdad a sus aseguradoras.
Y está pensado para crecer. Cuando entra una compañía nueva con su propio formato de liquidación, añadirla es cuestión de enseñarle a leer ese formato concreto; toda la parte de cruzar contra el sistema y marcar ya está hecha y se reutiliza.
La parte técnica (para quien le interese el cómo)
Si has llegado hasta aquí y quieres el detalle de ingeniería, aquí está. Si lo que tienes es el problema y no el interés técnico, con lo de arriba basta —escríbeme y hablamos de tu caso.
El núcleo es Python con Selenium para operar la aplicación web de gestión (que no tiene API: hay que navegarla como lo haría una persona, incluyendo selectores dinámicos de JavaScript que no responden a la automatización estándar) y openpyxl para leer y escribir los Excel.
La arquitectura separa dos capas: un conjunto de parsers, uno por formato de aseguradora, que normalizan cada listado a una estructura común; y una capa de acceso a la aplicación interna que se reutiliza para todas las compañías. Añadir una aseguradora nueva = escribir un parser; el resto ya existe.
Algunos de los detalles que marcan la diferencia entre que funcione y que casi funcione:
- Normalización de claves antes de cruzar: las referencias vienen con ceros a la izquierda en un sitio y sin ellos en otro, y Excel convierte los números a decimales. Todo se normaliza antes de comparar.
- Tolerancia de redondeo: calcular la base imponible dividiendo el total entre 1,21 acumula céntimos de error en listados largos. Cuando la aseguradora da la base ya calculada, se usa esa directamente.
- Detección de referencias agrupadas: algunas compañías facturan revisiones al alza agrupando varios expedientes bajo una referencia nueva. El sistema las detecta y compara la suma del grupo, evitando el doble marcado.
- Nada se escribe sin confirmación: todos los pasos que modifican la aplicación piden aprobación explícita, y el marcado es reversible.
Stack: Python · Selenium · openpyxl · python-dotenv (credenciales fuera del código).
¿Tienes este problema en tu despacho?
Si cada mes alguien de tu equipo se pasa horas cruzando listados de aseguradoras a mano, probablemente se puede automatizar. Cuéntame cómo es tu proceso y te digo si tiene sentido —sin compromiso.
Si trabajas en un gabinete de peritos, he preparado una página específica sobre este tipo de automatización: automatización para gabinetes de peritos.